Microsoft schaltet EWS ab: Was das für Ihre geteilten Kontakte bedeutet

Im Oktober 2026 stellt Microsoft Exchange Web Services (EWS) für Exchange Online ein. Das ist keine sanfte Abkündigung — nach dem Stichtag funktionieren EWS-Anfragen an Exchange Online schlicht nicht mehr. Für die meisten Nutzer ist die Umstellung unsichtbar: Outlook und moderne Integrationen sind schon vor Jahren auf Microsoft Graph umgezogen. Aber eine Gruppe hat eine echte Deadline: Organisationen, die geteilte Kontakte in Öffentlichen Ordnern verwalten.

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Ordner „Firmenkontakte” oder „Lieferanten” gibt, den alle über die Ordnerstruktur von Outlook öffnen, ist dieser Beitrag für Sie. Hier lesen Sie, wer betroffen ist, warum es für Kontakte in Öffentlichen Ordnern keinen gleichwertigen Ersatz gibt — und einen konkreten Migrationsplan.

Wer betroffen ist

Sie sind im Wirkungsbereich, wenn Ihnen einer der folgenden Punkte bekannt vorkommt:

• Ihre Organisation pflegt einen oder mehrere Öffentliche Ordner vom Typ Kontakte in Exchange Online, auf die per Outlook-Ordnerbereich zugegriffen wird.
• Sie betreiben Drittanbieter-Tools oder Skripte, die Kontakte über EWS lesen oder schreiben — Sync-Programme, CRM-Connectoren, PowerShell-Automatisierung auf Basis der EWS Managed API.
• Sie sind vor Jahren von einem lokalen Exchange migriert und haben die Struktur der Öffentlichen Ordner „vorübergehend” mitgenommen.

Die betroffene Fläche ist größer, als sie aussieht — denn Öffentliche Ordner mit Kontakten waren die De-facto-Antwort auf eine Frage, die Exchange nie richtig beantwortet hat: Wie teilt ein Team ein Adressbuch? Öffentliche Ordner waren darin nie besonders gut — keine Smartphone-Synchronisierung, umständliche Berechtigungen, unsichtbar im mobilen Outlook — aber sie waren die eingebaute Option und haben deshalb über Jahre Daten angesammelt.

Warum es keinen direkten Ersatz gibt

Microsofts Empfehlung für EWS-abhängige Workloads lautet: auf Microsoft Graph umsteigen. Der Haken: Graph stellt Öffentliche Ordner nicht bereit. Es gibt keine API, um eine Kontaktliste aus einem Öffentlichen Ordner zu lesen, sobald EWS weg ist — und kein Graph-Äquivalent zu einem per Ordner geteilten Adressbuch.

Was Graph bietet, sind Kontakte pro Postfach mit Kategorien, Webhooks für Änderungsbenachrichtigungen und Delta-Abfragen für effiziente Synchronisierung. Das ist eine gute Grundlage — aber sie gilt pro Nutzer. Um daraus im Team geteilte Kontakte zu machen, braucht es eine Schicht, die verwaltet, wer was mit wem teilt, und alle Postfächer synchron hält. Genau diese Schicht liefert Rolyio.

Der Migrationsplan

Schritt 1: Inventur — was haben Sie eigentlich?

Bevor Sie etwas verschieben, listen Sie Ihre Öffentlichen Ordner vom Typ Kontakte auf und beantworten Sie für jeden drei Fragen:

• Wer nutzt ihn? Ein Ordner, den seit zwei Jahren niemand geöffnet hat, muss nicht migriert, sondern archiviert werden.
• Wer soll ihn bearbeiten dürfen? Berechtigungen in Öffentlichen Ordnern lauteten oft „alle dürfen schreiben”. Die Migration ist Ihre Gelegenheit, echte Rollen einzuführen.
• Wie sauber sind die Daten? Rechnen Sie mit Duplikaten und toten Einträgen. Planen Sie eine Stunde fürs Aufräumen ein — das zahlt sich dauerhaft aus.

Schritt 2: Jeden Ordner als CSV exportieren

Nutzen Sie im Outlook-Desktop Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren (CSV) mit dem Öffentlichen Ordner als Quelle. Machen Sie das pro Ordner — ein Ordner entspricht später auf natürliche Weise einem freigegebenen Label. Solange die Daten in der Tabelle liegen: Deduplizieren Sie anhand der E-Mail-Adresse und löschen Sie veraltete Einträge.

Schritt 3: Einen Eigentümer pro Liste bestimmen

Im Modell der Öffentlichen Ordner gehörten Kontaktlisten der Institution — und wurden von niemandem gepflegt. Im Label-Modell hat jede Liste einen expliziten Eigentümer — typischerweise die Person oder Rolle, die die Daten tatsächlich pflegt (Office-Management für firmenweite Kontakte, Sales Ops für Kunden). Die Eigentümerschaft ist später übertragbar, es ist also keine Entscheidung für die Ewigkeit; wer ein Label übergibt, bleibt automatisch als Mitwirkender mit der Rolle „Bearbeiten” dabei.

Schritt 4: In ein Label importieren und freigeben

In Rolyio verbindet der Eigentümer sein Microsoft-Konto, legt pro Ordner ein Label an (Labels sind auf der Microsoft-Seite echte Outlook-Kategorien) und importiert die bereinigte CSV-Datei in das geöffnete Label. Anschließend gibt er das Label frei:

• für einzelne Personen per E-Mail-Adresse,
• für eine Verteiler- bzw. Domain-Gruppe (aufgelöst in ihre Mitglieder),
• oder für die gesamte Domain — die, anders als eine Berechtigung auf einem Öffentlichen Ordner, automatisch auch künftige Konten einschließt. Neue Mitarbeitende erhalten die Liste so vom ersten Tag an.

Die Empfänger müssen nichts auswählen und nichts zusätzlich installieren: Nach der Synchronisierung erscheint in ihrem eigenen Postfach eine Kategorie „Firmenkontakte (Shared)”. Vergeben Sie Ansehen für die meisten und Bearbeiten für die Pflegenden — Details unter Rollen und Berechtigungen.

Schritt 5: Parallel betreiben, dann den Ordner stilllegen

Lassen Sie den Öffentlichen Ordner für eine Übergangszeit (zwei bis vier Wochen) schreibgeschützt weiterlaufen, während das Team bestätigt, dass im freigegebenen Label alles vorhanden ist. Dann entfernen Sie den Ordner. Überspringen Sie den Schreibschutz-Schritt nicht — der schnellste Weg, Daten zu verlieren, sind zwei beschreibbare Wahrheitsquellen.

Was Sie gegenüber Öffentlichen Ordnern gewinnen

Diese Migration ist erzwungen, aber das Ziel ist besser als der Ausgangspunkt:

• Smartphone-Synchronisierung. Kontakte aus Öffentlichen Ordnern haben mobile Adressbücher nie erreicht. Freigegebene Labels sind native Outlook-Kategorien im eigenen Postfach jedes Nutzers und erscheinen daher auf dem Smartphone und in der Suche des mobilen Outlook.
• Aktualisierungen nahezu in Echtzeit. Rolyio abonniert Microsoft-Graph-Webhooks — eine Änderung des Listeneigentümers erreicht die Empfänger nahezu in Echtzeit, ohne Verzögerungen durch Ordner-Cache-Aktualisierungen.
• Echte Rollen. Ansehen, Bearbeiten und Darf weiterteilen ersetzen die groben Ordner-ACLs.
• Widerrufbarkeit. Wird jemandem der Zugriff entzogen, verschwinden die Kontakte beim nächsten Sync aus seinem Postfach — etwas, das ein kopierter oder exportierter Ordner nie erlaubt hat.
• Ein Sicherheitsnetz. Von gelöschten geteilten Kontakten bleibt ein Schnappschuss 30 Tage lang im Papierkorb — ein missglücktes Aufräumen ist umkehrbar.

Ein architektonischer Punkt, den man kennen sollte: Ihre Kontakte bleiben in Microsoft 365. Rolyio speichert die Freigabebeziehungen und Berechtigungen, keine Kopie Ihres Adressbuchs — die Migration tauscht also nicht ein Datensilo gegen ein anderes.

Zum Zeitplan

Oktober 2026 klingt weit weg — bis man eine Parallelbetriebsphase, einen Aufräumdurchgang und das übliche Quartal organisatorischer Trägheit abzieht. Teams, die in den nächsten Monaten migrieren, tun es in Ruhe; Teams, die im September anfangen, tun es in Eile. Der Zyklus aus Export, Import und Freigabe dauert für einen einzelnen Ordner unter einer Stunde — beginnen Sie mit Ihrem meistgenutzten und überzeugen Sie sich selbst.